Resursoi, suunnittele, tutustu, priorisoi – poimi vinkit tapahtuman viestintään

Meillä Source & Kitchenillä joulukuu tarkoittaa sitä, että yksi vuoden perinteisistä suuremmista rutistuksista on ohi – ja samalla toki sitä, että kiireisimmät viikot ovat vielä edessä. Perinteisellä rutistuksella tarkoitan maastohiihdon, mäkihypyn ja yhdistetyn maailmancupia Ruka Nordicia, jonka markkinointiviestinnästä ja mediapalveluista porukkamme on vastannut tapahtuman alkuajoista asti, siis jo ennen itse Sourcen syntymää.

Itse toimin nyt kolmatta kertaa tapahtuman mediapäällikkönä ja lisäksi olen ollut mukana myös mediakoordinaattorin roolissa. Nyt kun kaikki on vielä tuoreena mielessä, on hyvä hetki koostaa vinkit tapahtuman viestinnästä niin meille, kuin kaikille muille tapahtumien viestinnässä toimiville.

Ennen tapahtumaa:

  • Resursoi viestinnälle tarpeeksi aikaa ja huomioi ajankäytön jakautuminen: tapahtuman lähestyessä viestinnän rooli kasvaa entisestään.
  • Päätä viestinnän ja markkinoinnin näkökulmat sekä tavoitteet, ja suunnittele toimenpiteet tukemaan valittuja tavoitteita – älä muuta kohderyhmää lennosta.
  • Suunnittele aikataulu: milloin julkaistaan mitäkin. Huomioi suunnittelussa myös se, mitä muuta julkaisuajankohtana mahdollisesti tapahtuu (esimerkiksi hiihtokilpailun pääsyliput eivät välttämättä vielä juhannuksena mene kuin kuumille kiville…).
  • Päätä ajoissa mainosbudjetti ja miten se jakautuu – älä unohda somemainontaa!
  • Mikäli tapahtuman muu organisaatio ei ole sinulle ennestään tuttu, tutustu vähintäänkin avainhenkilöihin ennakolta. Tämä helpottaa työskentelyä paikan päällä.
  • Tutustu myös tapahtumapaikkaan ennakolta. Näin ymmärrät paremmin ennen tapahtumaa käytävää keskustelua eri paikoista ja niiden toiminnoista, ja sinun on helpompi viestiä niistä.
  • Valmistele tapahtuman aikainen viestintä hyvissä ajoin: mitä aiot viestiä tapahtuman aikana, mitä voit ajastaa ennakkoon ja tietenkin onko verkkosivuilla kaikki tarpeellinen tieto esillä.

Tapahtumassa:

  • Varmista sisäisen viestinnän toimivuus viimeistään tapahtuman alkumetreillä: kuka viestii mistäkin sisäisesti ja mistä tiedetään, että tieto on julkaistavissa myös ulkoisesti.
  • Asennoidu uudelleen: et voi hallita mitä ympärilläsi tapahtuu, joten käytä kaikki aika hyödyksesi. Luovu ajattelusta, että ehdit viimeistelemään jonkin asian myöhemminkin.
  • Priorisoi tehtävät asiat ja keskity tärkeimpiin, sillä aika ei välttämättä riitä kaikkeen.
  • Muista klassisen sääntö: syö aina kun voit ja käy vessassa aina kun voit, sillä et voi tietää milloin sinulla on aikaa näille seuraavan kerran (ilman ruokaa hyydyt nopeasti).

Tapahtuman jälkeen:

  • Tuo tapahtuma päätökseen myös viestinnän osalta, tarkoitti se sitten tulostiedotetta, tapahtumakuvien lähettämistä kumppaneille tai somepäivitystä (suosittelen kaikkia näitä).
  • Muista kiittää niin kävijöitä, mahdollisia talkoolaisia kuin organisaation toimijoita.
  • Kirjaa kehitysideat ylös heti tapahtuman jälkeen. Niitä ei tarvitse viedä saman tien eteenpäin, mutta ne katoavat mielestä yllättävän nopeasti.

Nyt kun pääsimme loppuun, palaan vielä alkuun: muista miettiä heti tapahtumatuotannon käynnistyttyä, löytyykö tapahtumanne organisaatiosta viestinnän osaajia vai onko ulkopuolinen apu tarpeen. Viestintä ja markkinointi ovat tapahtuman kulmakiviä, joista ei kannata tinkiä.

Tsemppiä tapahtumasi toteutukseen – ole yhteydessä, jos tarvitsette apua! 😊