Näin toteutat mielenkiintoisen ja elämyksellisen webinaarin

Webinaarien määrä on koronan myötä kasvanut räjähdysmäisesti. Mukaan mahtuu kaikkea pienistä etäkokouksista suuriin virtuaalitapahtumiin, osallistaviin paneelikeskusteluihin ja hulvattomiin livekeikkoihin.

Webinaarien suosion raju kasvu ei ole yllätys, sillä niillä on monia ylivoimatekijöitä:

• Fyysinen sijainti ei rajoita osallistumista, vaan tilaisuuteen voi osallistua ympäri maailmaa.
• Jokaisella osallistujalla on mahdollisuus olla vuorovaikutuksessa hyvin moninaisesti. Jokaisen ääni saadaan kuuluviin erilaisten interaktiivisten elementtien avulla.
• Huippuesiintyjiä voidaan houkutella tehokkaammin, kun heidän ei pidä erikseen matkustaa tilaisuuteen. Tämä on myös yritykseltä vastuullista toimintaa pienemmän hiilijalanjäljen ansiosta.
• Webinaaria voidaan hyödyntää tehokkaasti myynnissä mm. liidejä keräämällä.

Webinaarit ovat tulleet jäädäkseen, joten viimeistään nyt kannattaa pysähtyä pohtimaan mistä hyvät webinaarit on tehty. Vuoden aikana on otettu valtava digiloikka, testattu eri tapoja ja myös opittu paljon. Peruswebinaarit ovat varmasti alkaneet jo välillä kyllästyttää, mutta jokainen pystyy palauttamaan mieleensä myös hyvin toteutettuja webinaareja. Kun suunnittelet omaa tapahtumaa, niin mieti, mikä onnistuneita webinaareja yhdistää.

Kaikki lähtee tavoitteista

Kuten markkinoinnin ammattilaisena tiedät, kaikki lähtee tavoitteista. Tavoitteiden määrittelemiseksi kysy itseltäsi näitä avainkysymyksiä:

• Miksi järjestämme webinaarin?
• Mikä on webinaarin kohderyhmä?
• Paljonko osallistujia tavoittelemme?
• Miten saamme kaikki halutut ihmiset osallistumaan?
• Ketä haluamme puhujiksi?
• Mikä on laatutaso, jota haemme?
• Miten paljon haluamme panostaa (miten paljon olisimme käyttäneet fyysiseen tapahtumaan)?

Suunnittelussa astut kohderyhmän saappaisiin

Kun tavoitteet on asetettu, on huolellisen suunnittelun aika. Tässä vaiheessa luotettava kumppani on korvaamattoman arvokas, sillä heidän kanssaan voi sparrata erilaisista toteutusvaihtoehdoista (niin formaatin, sisällön kuin teknisen toteutuksenkin suhteen), tilaisuuden markkinoinnista jne. Jos asiakkaan briiffi on tyyliä ”tarvitaan Teams-kokous”, niin tällöin lopputuloksena on Teams-kokous. Kokenut kumppani pystyy kertomaan erilaisista vaihtoehdoista ja auttaa löytämään parhaan mahdollisen toteutustavan. Kumppanin ei tarvitse olla webinaariaiheen asiantuntija, vaan webinaarien toteuttamisen ammattilainen. Kumppani auttaa sinua tilaisuuden suunnittelussa, valmistelussa ja teknisessä moderoinnissa.

Laadukkaassa webinaarissa on paljon erilaisia rakennuspalikoita. Suunnitteluvaiheessa otetaan kantaa mm. seuraaviin asioihin: tapahtuman visuaalinen ilme, tilaisuuden aihe, ohjelman sisältö, puhujat, ajankohta, webinaarin formaatti, webinaarin tekninen toteutustapa, markkinointi ja niin edelleen.

Kokenut suunnittelija osaa astua etänä istuvan osallistujan saappaisiin tai verkkareihin. Tilaisuus tulee aina suunnitella osallistujien näkökulmasta: heille tulee tarjota mielenkiintoisia aiheita ja huippuesiintyjiä. Yleisön mielenkiinnon säilyttämiseksi ohjelman tulee olla sopiva sekoitus luentoja, pienryhmätyöskentelyä ja vuorovaikutteisia elementtejä, kuten kyselyjä. Valitun webinaarialustan tulee tukea sujuvaa työskentelyä tilaisuuden aikana.

Toteutukseen timanttinen tiimi

Valmistautuminen on siis todella tärkeää, mutta jos toteutus tökkii, niin tilaisuudesta jää kaikille huono maku suuhun – kukaan ei halua mokata suorassa lähetyksessä 500 ihmisen edessä. Hyvä webinaarijärjestäjä varmistaakin, että jokainen yksityiskohta on käyty läpi ja harjoiteltu ennen h-hetkeä. He preppaavat tilaisuuden moderaattorin, joka on avainroolissa webinaarin sujuvuuden kannalta. He varmistavat, että esiintyjät tietävät tarkasti, miten heidän esityksensä hoidetaan – ja että esitysmateriaalit ovat kunnossa. He varmistavat, että tekninen tiimi on tehtäviensä tasalla ja asiat sujuvat tilaisuuden aikana viimeistä piirtoa myöten. Heillä on kokemus ja asenne kohdillaan, jotta sinä voit keskittyä nauttimaan omasta roolistasi.

Viimeisen silauksen webinaarille antaa laadukas tapahtumasivusto. Näin tapahtumalle voidaan luoda brändin näköinen ilme, materiaalit ja videotallenteet voidaan koota yhteen paikkaan sekä kyselyt/osallistavat elementit löytyvät yhdeltä sivustolta. Jos osallistujat kohtaavat jo rekisteröitymisvaiheessa näyttävän, brändin mukaisen tapahtumasivuston, niin heidän mielikuvansa yrityksestä ja sen tuotteista rakentuu tehokkaasti oikeaan suuntaan. Tämä on investointi, jota ei kannata jättää tekemättä, koska webinaari on parhaimmillaan tehokas brändin rakentaja.

Onnistumisen secret sauce

Mitä yhdistäviä tekijöitä olemme löytäneet loistavasti onnistuneiden webinaarien takaa? Tärkein tekijä on tunne. Kun hyvä suunnittelu ja taitava tekniikka yhdistyvät, syntyy tunne-elämys, joka jää mieleen. Silloin osallistuja kokee hyötyneensä webinaarista. Saattaa kuulostaa vaikealta, mutta hyvän webinaarin toteuttaminen on lopulta melko yksinkertaista – kunhan malttaa tehdä perusasiat huolella ja suunnittelulle uhrataan riittävästi aikaa ja resursseja. Onnistumisen kannalta on tärkeää, että projektin jokaisessa vaiheessa on mukana osaavia asiantuntijoita asiakkaan ja kumppanin puolelta ja projektia johdetaan tehokkaasti. Laatu ei ole koskaan sattumaa.

Kaipaatko apua webinaarituotantoihin? Ota meihin yhteyttä tästä. 

Muista myös ilmoittautua yhdessä Marketing Finlandin kanssa järjestämäämme webinaariin, jossa kerromme mitä etäesiintymisessä on tärkeää huomioida. Voit ladata webinaaritallenteen täältä.