Näin toteutat mielenkiintoisen ja elämyksellisen webinaarin
Webinaarien määrä on koronan myötä kasvanut räjähdysmäisesti. Mukaan mahtuu kaikkea pienistä etäkokouksista suuriin virtuaalitapahtumiin, osallistaviin paneelikeskusteluihin ja hulvattomiin livekeikkoihin.
Webinaarien suosion raju kasvu ei ole yllätys, sillä niillä on monia ylivoimatekijöitä:
- Fyysinen sijainti ei rajoita osallistumista, vaan tilaisuuteen voi osallistua ympäri maailmaa.
- Jokaisella osallistujalla on mahdollisuus olla vuorovaikutuksessa hyvin moninaisesti. Jokaisen ääni saadaan kuuluviin erilaisten interaktiivisten elementtien avulla.
- Huippuesiintyjiä voidaan houkutella tehokkaammin, kun heidän ei pidä erikseen matkustaa tilaisuuteen. Tämä on myös yritykseltä vastuullista toimintaa pienemmän hiilijalanjäljen ansiosta.
- Webinaaria voidaan hyödyntää tehokkaasti myynnissä mm. liidejä keräämällä.
Webinaarit ovat tulleet jäädäkseen, joten viimeistään nyt kannattaa pysähtyä pohtimaan mistä hyvät webinaarit on tehty. Vuoden aikana on otettu valtava digiloikka, testattu eri tapoja ja myös opittu paljon. Peruswebinaarit ovat varmasti alkaneet jo välillä kyllästyttää, mutta jokainen pystyy palauttamaan mieleensä myös hyvin toteutettuja webinaareja. Kun suunnittelet omaa tapahtumaa, niin mieti, mikä onnistuneita webinaareja yhdistää.
Kaikki lähtee tavoitteista
Kuten markkinoinnin ammattilaisena tiedät, kaikki lähtee tavoitteista. Tavoitteiden määrittelemiseksi kysy itseltäsi näitä avainkysymyksiä:
- Miksi järjestämme webinaarin?
- Mikä on webinaarin kohderyhmä?
- Paljonko osallistujia tavoittelemme?
- Miten saamme kaikki halutut ihmiset osallistumaan?
- Ketä haluamme puhujiksi?
- Mikä on laatutaso, jota haemme?
- Miten paljon haluamme panostaa (miten paljon olisimme käyttäneet fyysiseen tapahtumaan)?
Suunnittelussa astut kohderyhmän saappaisiin
Kun tavoitteet on asetettu, on huolellisen suunnittelun aika. Tässä vaiheessa luotettava kumppani on korvaamattoman arvokas, sillä heidän kanssaan voi sparrata erilaisista toteutusvaihtoehdoista (niin formaatin, sisällön kuin teknisen toteutuksenkin suhteen), tilaisuuden markkinoinnista jne. Jos asiakkaan briiffi on tyyliä ”tarvitaan Teams-kokous”, niin tällöin lopputuloksena on Teams-kokous. Kokenut kumppani pystyy kertomaan erilaisista vaihtoehdoista ja auttaa löytämään parhaan mahdollisen toteutustavan. Kumppanin ei tarvitse olla webinaariaiheen asiantuntija, vaan webinaarien toteuttamisen ammattilainen. Kumppani auttaa sinua tilaisuuden suunnittelussa, valmistelussa ja teknisessä moderoinnissa.
Laadukkaassa webinaarissa on paljon erilaisia rakennuspalikoita. Suunnitteluvaiheessa otetaan kantaa mm. seuraaviin asioihin: tapahtuman visuaalinen ilme, tilaisuuden aihe, ohjelman sisältö, puhujat, ajankohta, webinaarin formaatti, webinaarin tekninen toteutustapa, markkinointi ja niin edelleen.
Kokenut suunnittelija osaa astua etänä istuvan osallistujan saappaisiin tai verkkareihin. Tilaisuus tulee aina suunnitella osallistujien näkökulmasta: heille tulee tarjota mielenkiintoisia aiheita ja huippuesiintyjiä. Yleisön mielenkiinnon säilyttämiseksi ohjelman tulee olla sopiva sekoitus luentoja, pienryhmätyöskentelyä ja vuorovaikutteisia elementtejä, kuten kyselyjä. Valitun webinaarialustan tulee tukea sujuvaa työskentelyä tilaisuuden aikana.
Toteutukseen timanttinen tiimi
Valmistautuminen on siis todella tärkeää, mutta jos toteutus tökkii, niin tilaisuudesta jää kaikille huono maku suuhun – kukaan ei halua mokata suorassa lähetyksessä 500 ihmisen edessä. Hyvä webinaarijärjestäjä varmistaakin, että jokainen yksityiskohta on käyty läpi ja harjoiteltu ennen h-hetkeä. He preppaavat tilaisuuden moderaattorin, joka on avainroolissa webinaarin sujuvuuden kannalta. He varmistavat, että esiintyjät tietävät tarkasti, miten heidän esityksensä hoidetaan – ja että esitysmateriaalit ovat kunnossa. He varmistavat, että tekninen tiimi on tehtäviensä tasalla ja asiat sujuvat tilaisuuden aikana viimeistä piirtoa myöten. Heillä on kokemus ja asenne kohdillaan, jotta sinä voit keskittyä nauttimaan omasta roolistasi.
Viimeisen silauksen webinaarille antaa laadukas tapahtumasivusto. Näin tapahtumalle voidaan luoda brändin näköinen ilme, materiaalit ja videotallenteet voidaan koota yhteen paikkaan sekä kyselyt/osallistavat elementit löytyvät yhdeltä sivustolta. Jos osallistujat kohtaavat jo rekisteröitymisvaiheessa näyttävän, brändin mukaisen tapahtumasivuston, niin heidän mielikuvansa yrityksestä ja sen tuotteista rakentuu tehokkaasti oikeaan suuntaan. Tämä on investointi, jota ei kannata jättää tekemättä, koska webinaari on parhaimmillaan tehokas brändin rakentaja.
Onnistumisen secret sauce
Mitä yhdistäviä tekijöitä olemme löytäneet loistavasti onnistuneiden webinaarien takaa? Tärkein tekijä on tunne. Kun hyvä suunnittelu ja taitava tekniikka yhdistyvät, syntyy tunne-elämys, joka jää mieleen. Silloin osallistuja kokee hyötyneensä webinaarista. Saattaa kuulostaa vaikealta, mutta hyvän webinaarin toteuttaminen on lopulta melko yksinkertaista – kunhan malttaa tehdä perusasiat huolella ja suunnittelulle uhrataan riittävästi aikaa ja resursseja. Onnistumisen kannalta on tärkeää, että projektin jokaisessa vaiheessa on mukana osaavia asiantuntijoita asiakkaan ja kumppanin puolelta ja projektia johdetaan tehokkaasti. Laatu ei ole koskaan sattumaa.
Kaipaatko apua webinaarituotantoihin? Ota meihin yhteyttä tästä.
Muista myös ilmoittautua yhdessä Marketing Finlandin kanssa järjestämäämme webinaariin, jossa kerromme mitä etäesiintymisessä on tärkeää huomioida. Voit ladata webinaaritallenteen täältä.
Vastatarina kriisiviestinnässä – älä tyydy siihen, mitä sinusta sanotaan kylillä
Nopeasti leviävä virheellinen huhu on iso riski sen kohteena oleville ihmisille ja organisaatioille. Toistuessaan on riski, että se muuttuu totuudeksi. Vielä vuosienkin päästä ihmiset muistavat, että jotain epäilyttävää siinä täytyi olla, kun sosiaalisen median kanavat ja uutisotsikot kertoivat yhtä ja samaa tarinaa.
Perinteinen kriisiviestinnän työkalu on ollut kiistää virheelliset tiedot ja tarjota tilalle oikeaa. Tällä on yhä arvonsa, mutta nopeutuneen tiedonvälityksen aikakaudella voi olla tarpeen turvautua järeämpiin työkaluihin, esimerkiksi vastatarinaan.
Vastatarina on tehokas keino käydä huhumyllyn kimppuun. Se ei pyri vain vastaamaan huhuun ja kumoamaan sitä, vaan antamaan toisen, uskottavamman – ja totuudenmukaisen – version tilanteesta sekä tapahtumien kulusta.
Harkittua ripeyttä
Vastatarinan laadinnassa tarvitaan ripeyttä, mutta liian nopea ei saa olla. Kaikki faktat on kerättävä ja koottava eheäksi kokonaisuudeksi. Mitä tapahtui ja milloin? Piirretään aikajana ja sijoitetaan tapahtumat, keskustelut, faktat ja mediaosumat janalle.
Faktojen pohjalta rakennetaan uskottava tarina. Kannattaa huomata, että samat jo julkisuudessa esillä olleet tiedot voidaan vastatarinassa kuvata uudessa valossa, jotta vastaanottajan tulkinta muuttuisi.
Muutama esimerkki, miten faktat myönnetään, mutta tulkintakehystä muutetaan:
- Poliitikko tapasi merkittävän vaalirahoittajan, levinneen huhun mukaan keskustellakseen rahoituksesta itselleen. Vastatarinassa kerrotaan, että oikeasti tapaamisen aiheena oli yksiselitteisesti kieltäytyä ei-toivotusta tuesta.
- Yritys toteutti yrityskaupan saavuttaakseen määräävän markkina-aseman, pahansuovasti väitettynä. Todellisuudessa yritys haki synergiaetuja ja toteutti pitkään voimassa ollutta kasvustrategiaansa.
Olennaista on välttää joutumasta juupas-eipäs-väittelyyn. Vastatarina ei ole vaihtoehtoinen tulkinta huhulle vaan totuus, joka kerrotaan, jotta vastaanottaja ei jäisi harhaanjohtavan tiedon varaan.
Julkaisuajankohdan määrittely vaatii harkintaa. Julkaisevan tahon on oltava valmis puolustamaan vastatarinaansa, ja koko organisaation on oltava tietoinen sen julkaisusta. Tarinan jalkautuksessa voi hyödyntää myös yhteistyökumppaneita, tukijoita ja erilaisia verkostoja, jotka toimivat julkaisun kaikukoppana.
Pysy tarinassasi, mutta hienosäädä tarvittaessa
Tärkeintä on pysyä omassa tarinassaan, ellei paljastu jälkikäteen, että vahingossa on annettu harhaanjohtavaa ja väärää tietoa. Vastatarina on totuus, joka kamppailee herkullisen huhun tai juorun kanssa. Kamppailun voittaa sinnikkäin taho. Se voi edellyttää myös oman tarinan toistamista tulevaisuudessa. Mikäli on todennäköistä, että huhu nousee esille myöhemmin uusissa yhteyksissä, on se nujerrettava ripeästi vastatarinalla. Pahimmillaan tämä jälkihoitovaihe voi kestää vuosia.
Jälkihoitoon liittyy toki myös mahdollisuuksia. Nokkela viestijä hyödyntää tehokkaasti vastatarinalla alas ammuttua kohua markkinoinnissaan, viestinnässään ja verkostojensa hoidossa myös tulevaisuudessa. Näin kerrotaan, ettei yhteiskunnallista kohua suinkaan pelätä, vaan dialogiin ollaan valmiita. Kunhan totuudessa pysytään.
Tulen läpi kävelleeseen eivät pienemmät kolhut jatkossa niin helposti tartu.
Haluatko kuulla lisää vastatarinan käytöstä kriisiviestinnässä? Ota yhteyttä!
Jouni Kantola Sourcen viestintäjohtajaksi
Markkinointiviestintätoimisto Sourcen viestintäjohtajaksi ja johtoryhmän jäseneksi on nimitetty Jouni Kantola (FM), 45. Tampereen yliopiston toimittajakoulun kasvatti on työskennellyt toimittajana Helsingin Sanomissa, Ylellä, Lapin Kansassa ja Kainuun Sanomissa. Vapaana toimittajana Kantola tunnetaan muun muassa Ella Kannisen Ylellä esitettyjen Italia-ohjelmien toimittajana ja Helsingin Sanomien pitkäaikaisena Italian vakituisena avustajana. Ennen nimitystään Sourcen viestintäjohtajaksi Kantola on toiminut elokuva-alan tuotanto- ja jakeluyhtiössä ja edustanut tuottamaansa elokuvaa Cannesin elokuvajuhlilla.
“Tarina, faktat ja tyylikäs muoto ovat minulle sisällöntuottajana aina lähellä sydäntä. Tunnen Sourcea usean vuoden ajalta yhteisten projektien tiimoilta ja koen, että meillä on yhteinen visio. Hyvät asiat ovat aitoja ja koemme asiakkaidemme viestien esilletuomisen merkitykselliseksi. Loppu on luovuutta ja ammattitaitoa”, sanoo Kantola.
Source on Helsingin Lauttasaaressa toimiva markkinoinnin ja viestinnän yhtiö. Source on Suomen johtavia julkishallinnon alan markkinointiviestintätoimistoja ja omaa kattavan asiakaspaletin yksityissektorilla pk-yrityksistä pörssiyhtiöihin. Yhtiö tarjoaa asiakkaidensa käyttöön myös täyden palvelun TV-studion webinaarien ja erilaisten audiovisuaalisten sisältöjen tallentamista ja lähettämistä varten.
Sourcen toimitusjohtaja Jaakko Kantola katsoo markkinointiviestinnän tulevaisuudennäkymiin luottavaisesti, vaikka horisonttia varjostaa nyt Ukrainan sota ja inflaation kärjistyminen.
“Suhdanteiden heilahtelu heijastuu ensimmäisenä mainontaan. Meidän kivijalkamme ovat markkinoinnissa ja viestinnässä ja uskomme, että organisaatioiden tarve kommunikoida sidosryhmilleen, asiakkaille ja suurelle yleisölle jatkuu. Jouni tulee juuri hyvään aikaan vahvistamaan viestinnän liiketoimintayksikköämme ja uskon, että asiakkaamme löytävät hänen osaamiselle ja mediasuhteille erinomaista käyttöä”, sanoo Jaakko Kantola.
Lisätietoja:
Jaakko Kantola
CEO, Source
+358 40 5501283
Jouni Kantola
Viestintäjohtaja, Source
+358 40 1584600